Výhody:

Šetří čas a snižuje možnost chyb, které bychom pak museli opravovat.

Výsledky se dostavují hned. Jakmile si nějakou zkratku osvojíte a zautomatizujete si ji, už vám slouží a vy se můžete soustředit na něco jiného.

Neruší se navzájem s metodou psaní všemi deseti na klávesnici. Můžete se naučit obojí, nebo jenom jedno, metoda zkratek a metoda psaní všemi deseti jsou na sobě nezávislé.

Zkratky si tvoříte podle svých potřeb. Sekretářka v nemocnici si můžeme udělat zkratky pro výrazy jako gastroenterologie, gynekologicko-porodnický a podobně. Student sociologie si spíš zkrátí slova jako sociologie, sociologický, společenský, respondent atd. Spisovatel si zase může udělat zkratky pro jména svých postav a míst, kde se děj odehrává. Člověk ve strojírenské firmě si zase může udělat zkratky pro názvy výrobků.  

Můžete navázat na zkratky, které už používáte. Zkratka např. je všeobecně známá, takže její naučení asi nebude složité, ale podobně už používáme spoustu zkratek dalších. V jedné malé firmě jsem viděla používat jako zkratky monogramy zaměstnanců.

Zkratkami se můžete vyhnout slovům nebo výrazům, které se špatně píšou nebo v nich často chybujeme. Pro mě jsou to slova jestli, štěstí, alespoň a řada dalších. Nebo to, co se píše velkými písmeny a ještě třeba s háčky a čárkami. ČSSD, ÚP, ČSR, to jsou jen některé příklady. 

Zkrátit se dá nejen jedno slovo, ale celá skupina slov nebo věta. Třeba věty, které se používají jako úvodní a závěrečné fráze v obchodních dopisech. Ostatně příručky obchodní korespondence jsou přímo sbírky podobných frází, takže tam by se metodou zkratek dalo ušetřit opravdu hodně času. Název firmy i s adresou.

Zkratky se dají vytvořit i pro dočasné použití. Když píšete seminárku nebo diplomku, opakují se vám tam některé výrazy, ale po dokončení práce už je nepotřebujete. Takže je z MS Word jednoduše odstraníte nebo nahradíte jinými.

Nevýhody:

Na začátku vyžaduje čas a energii na naučení. Toho času nemusí být tak moc, dá se to dělat postupně a i výsledky se pak budou dostavovat postupně. Na rozdíl od psaní všemi deseti, kde je potřeba projít celou klávesnici, aby to mělo skutečný efekt.

Dá se použí v programech MC Office, tedy Word, Excel, ale už vám nebude fungovat třeba v emailu na seznam.cz nebo v internetových diskuzích. V podstatě to znamená naučit se pracovat ve dvou režimech – se zkratkami nebo bez nich. Není to tak obtížné, jak se zdá. Párkrát se spletete a pak už si dáte pozor.

Zkratky by se měly tvořit systematicky, aby se dobře učily a pamatovaly. I když si v MS Word můžete udělat prakticky libovolnou zkratku podle svých potřeb, to nás může svést k bezhlavému tvoření zkratek, které se ani nestačíme zapamatovat.

Dá se využít v jednom jazyce, jakmile ale píšete ve více jazycích, můžou se vám zkratky plést.

Zkratková metoda rychlého psaní v MS Office

Programy z kancelářského balíku MS Office umí jednu zajímavou věc: umí při psaní automaticky nahrazovat jeden řetězec znaků jiným. Toho se dá využít třeba k odstranění častých chyb. Pro mě je problematické slovo jestli. Skoro vždycky v něm přehodím t a l. Takže když si ve Wordu nastavím, že mi tuhle chybu má automaticky opravit, nemusím si s tím dělat starosti. Takových záměn si můžeme nastavit spoustu, třeba stovky. Můžeme si tak vytvořit třeba zkratky pro často psaná slova nebo celé  několikaslovné výrazy. Když si vytvoříte zkratku pro název firmy včetně celé adresy, může vám to pomoci přesně ve chvíli, kdy to potřebujete – třeba když vám šéf diktuje dopis.

Když je psaní vaší hlavní pracovní náplní a píšete každý týden nebo měsíc mnoho hodin, pak by se vám jistě hodilo najít způsob, jak si práci zrychlit. Zrychlení o 10% znamená, že to, co normálně 10 hodin, byste zvládli o hodinu rychleji. Přitom si myslím, že potenciál zkratkové metody je mnohem vyšší.

Na tuto myšlenku mě přivedl článek o světově nejrychlejší písařce (je to samozřejmě Češka), která má rekord víc než 900 úhozů na minutu. Což ale neznamená, že skutečně klepne tolikrát do klávesnice. Využívá totiž právě těch zkratek, díky tomu je schopná zkrátit psaní na polovinu znaků nebo ještě míň. Nemám ambice překonat její světový rekord, ale trávím psaním docela dost času, takže ítám každou možnost, jak si svoji práci zrychlit a zefektivnit.

Na tomto blogu můžete sledovat moji cestu za zvládnutím této metody. Chci si vytvořit seznam častých slov, zkratek a také cvičení, na kterých si to budu procvičovat. To vše mám  úmyslu publikovat tady na blogu.